Salvaguardare l'investimento IT è fondamentale per una corretta gestione aziendale. Nel caso di Dea System la scelta di Mago e la graduale oculata aggiunta di moduli ha accompagnato, nel tempo, la crescita di un'azienda di successo.
L'azienda
Fin dal 1993 Dea System, azienda con sede a Piovene Rocchette (VI) progetta, produce e distribuisce automatismi per cancelli, porte basculanti, barriere e relativi accessori (telecomandi, dispositivi di sicurezza, chiavi elettroniche, ecc.). I prodotti sono veicolati in tutto il mondo tramite una rete di filiali di proprietà (in Italia, Polonia, Francia, Spagna, Portogallo, Inghilterra) e di distributori locali in molti altri Paesi. L'azienda occupa in tutto circa 80 addetti, suddivisi tra sedi centrali e distaccate. Da diversi anni sta attraversando un trend di crescita a due cifre: nel primo semestre del 2007 ha registrato un incremento del fatturato del 18%.
Esigenze
Dea System ha adottato fin dalla sua nascita un gestionale, all'epoca in DOS, dedicato alla tenuta della contabilità generale. Nel 1999, a seguito dell'innovazione tecnologica portata dall'ambiente Windows, ha deciso di sostituire il proprio sistema con una piattaforma più maneggevole e ricca di funzionalità. "Abbiamo consultato diverse riviste del settore informatico: dopo aver letto la recensione riservata a Mago di Microarea, abbiamo contattato un rivenditore di zona. La demo di prodotto e il colloquio ci hanno persuaso ad adottare la nuova soluzione", racconta Antonio Prendin, responsabile amministrativo di Dea System.
La soluzione
In una prima fase l'esigenza principale rimaneva quella di gestire il settore amministrativo: sono quindi stati adottati i moduli Contabilità, Vendite, Magazzino, Ordini e Ammortamenti. Ma già dopo pochi anni il rapido sviluppo del business ha consigliato una diversa e più efficiente gestione della produzione: "Inizialmente l'amministrazione della produzione avveniva tramite schede cartacee, ma la rapida espansione delle attività e l'incremento della gamma di prodotti hanno reso necessario un cambiamento sostanziale ", ricorda Prendin. Nel 2001 sono stati integrati i primi moduli di produzione: Distinta Base, Conto Lavoro, Controllo Produzione e Pianificazione della Produzione, e, successivamente, il modulo Acquisti, che ha potenziato la gestione dell'area amministrativa. "I ritmi sempre più elevati, dal momento dell'ordine a quello della consegna, ci hanno imposto di migliorare il ciclo attivo e produttivo e di controllare i processi produttivi quasi in tempo reale. Abbiamo iniziato con il codificare le migliaia di pezzi che compongono le distinte base, eliminando lo schedario cartaceo. L'aumento della produttività è stato immediato. Abbiamo constatato anche un minore spreco di tempo nella gestione del catalogo, sempre più ricco di articoli composti da migliaia di pezzi in diverse combinazioni", commenta Matteo Fontana, responsabile della produzione dell'azienda. La riorganizzazione del magazzino ha migliorato la capacità dell'azienda di rispettare tempi di consegna sempre più contratti, in linea con le richieste degli installatori. La soluzione si è in seguito arricchita con i moduli Security, dedicato alla sicurezza dei dati, e Mail Connector, per la stampa dei documenti gestionali in .pdf e l'invio automatico via posta elettronica. Nel 2007 la gestione della produzione ha visto l'introduzione dei moduli Produzione Base e Avanzata. In questa occasione Giga, il partner Microarea che segue Dea System, ha anche sviluppato "Sicurfil": un applicativo che, attraverso l'impostazione di filtri per area o per agente, snellisce e semplifica la gestione delle anagrafiche da parte delle filiali, che potranno selezionare solo i clienti e relativi documenti di vendita di competenza, nella garanzia di riservatezza dei dati.
Vantaggi
Grazie alla modularità della piattaforma, Dea System ha potuto espandere la configurazione di Mago in risposta al graduale emergere di nuove esigenze gestionali. È ora possibile per l'azienda programmare con precisione le scorte di magazzino, evitando eccedenze e carenze. "E' molto importante gestire il magazzino con oculatezza, a livello centrale ma anche nelle filiali. Solo grazie al gestionale è possibile oggi tenere tutto sotto controllo: questa attività ha raggiunto infatti un livello elevato di complessità", commenta Fontana. Sono anche diminuiti i tempi di produzione e di assemblaggio. Essi vengono inoltre inseriti nelle distinte base, fornendo per ogni articolo le scadenze precise per l'evasione degli ordini. L'utilizzo del Conto Lavoro ha a sua volta permesso di gestire tutti i passaggi connessi a lavorazioni esterne. Tra i vantaggi del software, viene messa in evidenza la ricca reportistica sui dati di vendita, che consente di effettuare proiezioni e di pianificare le produzioni, ottimizzando gli approvvigionamenti e riducendo gli immobilizzi. Particolarmente apprezzata, in Mago, anche la possibilità di esportare in Excel i dati dei report per elaborazioni successive. "Questi risultati, molto positivi, ci fanno pensare ad un ulteriore sviluppo della gestione della produzione tramite l'adozione dei nuovi moduli Ordini Aperti e Pianificazione Avanzata. Riteniamo infatti che l'infrastruttura IT di Microarea sia diventata supporto indispensabile per il continuo sviluppo del business e la sua espansione a livello mondiale", conclude Prendin.